防長商事

紙書類スキャン電子化サービスの流れ

１．実施計画・書類お預かり
書類の量、ファイル方式、劣化状態を調査し電子化までの実施計画を立て、書類をお預かりします。
電子化の仕様（色・解像度・保存形式・検索方法）をご提案します。

２．スキャン前整理
電子データを美しくかつ、スキャン作業を効率よくするための工程です。
多くのノウハウがつまった大切な工程です。

３．スキャニング作業
文書のサイズ、紙の厚さ、上の劣化状態を考慮し、最適な機器で電子化を行います。
  ■フラットヘッドスキャナー
  ■Ａ０大型カラースキャナー
  ■ロータリースキャナー

４．電子化画像検査
電子化した画像の欠損・傾き・濃度・ゴミ・漏れ・重複等を 一画像毎に検査します。
文書一冊単位での検査記録が残ります。
  ■画像検査
  ■作業記録

５．検索用キーワード入力
画像を検索する為のキーワードを入力。

６．クラウドサービスや電子媒体で運用

重要文書の紙保存リスク ～ ペーパーレス化の効果

• • 紙ベースの管理の問題点＜リスク＞
  • ・事務所が書類で満杯！！
    ・継続的保管コストが…
    ・紙の延焼による火災の拡大
    ・火災による情報の消失
    ・書類探しに時間がかかる！
    ・紙が劣化/変色し情報消失
    ・地震による建物の被災/棚の倒壊により書類が取り出せない。
    ・紙の重量がもたらす建物の倒壊/人への危害
     
• • ペーパーレスの効果
  • ・業務効率のアップ
    ・長時間労働の是正/労働力不足の解消
    ・文書管理/図面管理　大型図面・劣化図面も綺麗に電子化
    ・クラウド化　遠隔地からアクセス可能
    ・省スペース　スペースの有効活用
    ・フリーアドレス推進　どの席からでも情報にアクセス
    ・テレワーク推進　働き方の多様化
    ・ＢＣＰ対策　情報の分散管理/バックアップ

よくある質問　Ｑ&Ａ

Ｑ．自社の従業員で電子化をしようと考えています。
Ａ．自社にて電子化を行う場合、以下のデメリットがあげられます。

 １.空き時間で電子化を進めようとしたが、なかなか進まない。
 ２.単純作業により、担当者のモチベーションが低下し残業も増加。
 ３.複合機を占有してしまい周囲の業務効率が落ちた。
 ４.担当者の異動や退職により追加更新が止まってしまった。
 ５.電子化文書の欠落が多すぎて信頼性の低いデータベースになり、使用しなくなった。

アウトソーシングのメリットは、「電子化文書の運用開始までの期間短縮と、電子化された情報の正確性」です。業務委託費として大きく見えますが、自社の従業員での電子化と比較すると決して高い費用ではありません。
アウトソーシングを活用し、業務効率の向上を実現し、業務改善を迅速に進め「働き方改革」を推進しましょう。